Archiviazione digitale: COSA, COME, DOVE
Archiviazione digitale: COSA, COME, DOVE
Tutte le risposte che cercavi
Sei sommerso da documenti, mail, file e progetti? È più facile trovare parcheggio nel periodo natalizio rispetto alle informazioni che ti servono? Allora posso proprio aiutarti, in questo breve articolo scoprirai tutto sull’archiviazione digitale.
COSA - Cos’è l’archiviazione digitale?
L’archiviazione digitale consente di memorizzare qualsiasi documento aziendale, sia da ciclo attivo che passivo. Una volta digitalizzati e archiviati, i documenti possono essere consultati in ogni momento. Gli accessi ai documenti sono personalizzabili, ovvero determinati file possono essere visti da tutti i dipendenti, come altri solo dai titolari o altri ancora solo dal reparto amministrazione e così via.
Il sistema di archiviazione digitale dei documenti sta diventando una pratica necessaria per diversi motivi. Vediamo insieme i vantaggi:
- Facilità organizzativa
I documenti possono essere ritrovati con estrema facilità negli appositi archivi digitali. In questo modo si risparmia tempo e soprattutto spazio.
- Riduzione dell’impatto ambientale
In questo modo l’azienda risparmia grandi quantitativi di carta per stampare i vari documenti.
- Miglior efficienza dei flussi documentali
Grazie all’archiviazione digitale la condivisione e tracciabilità delle informazioni avviene in tempo reale, facilitando la gestione dei numerosi flussi documentali.
- Aumento della sicurezza
Essendo gli accessi prestabiliti e le varie azioni sui documenti tracciate, si riduce al minimo il rischio di un errore umano o di un’azione illecita intenzionale.
COME - Come creare un archivio digitale?
La pianificazione e la successiva creazione dell’archivio digitale per un’azienda è sicuramente il primo passaggio affinché l’archiviazione digitale sia efficiente ed efficace. Un archivio digitale deve rispettare due requisiti fondamentali: organizzazione e praticità.
Iniziamo con il definire cosa s’intende per archivio: “Insieme di documenti prodotti, ricevuti o comunque acquisiti da un soggetto produttore (ente, istituzione, famiglia, individuo) per fini pratici di auto-documentazione […].”. (Enciclopedia Treccani)
Passiamo ora ai consigli pratici per creare un archivio digitale funzionale:
- Selezionare i file necessari e utili
In questo modo si evita di archiviare qualunque informazione creando solo confusione e una catalogazione approssimativa.
- Elencare e suddividere i documenti
Dopo aver scelto quali documenti archiviare suddividili in macro-argomenti e successivamente in altri sottoinsiemi; così da creare uno percorso definito.
- Progettare un sistema di nomenclatura
È molto importante pensare ad un sistema semplice e completo. Avendo già in mente il percorso di ogni documento basterà nominare le varie cartelle e i file con nomi concisi, che ne identifichino il contenuto e se utile anche la data.
Al fine di gestire al meglio un archivio digitale aziendale affidarsi ad un protocollo informatico è fondamentale. Definendo le funzionalità, la struttura e gli accessi si ridurrà al minimo l’errore umano, aumentando sempre di più l’automazione digitale.
DOVE - Dove archiviare i miei file?
Esistono due modi per archiviare i documenti aziendali: l’archiviazione detta “on-site” e l’archiviazione “in cloud”. Ma quale è loro significato? E le loro caratteristiche?
L’archiviazione on-site prevede l’utilizzo di apparecchiature fisiche, come: hard disk, chiavette USB o Solid State (SSD); mentre l’archiviazione in cloud consente il salvataggio e l’archiviazione dei documenti piattaforme esterne, accessibili ovunque tramite internet.
Nel primo caso i documenti salvati possono essere trasportati e consultati anche senza l’uso di Internet. Gli svantaggi di questo tipo di tecnologia però sono numerosi. Le apparecchiature hanno uno spazio limitato, c’è il rischio di perderle o che si rompano e, dato che il backup dei dati non è automatico, i dati possono essere cancellati e non recuperabili. L’archiviazione dei documenti in cloud, invece, è il metodo più utilizzato attualmente nelle aziende. Non sussiste più il problema dello spazio limitato, della manutenzione delle apparecchiature, c’è la possibilità del recupero del dato in caso di un’eliminazione accidentale e soprattutto sono consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, utilizzando una connessione internet.
Le nostre soluzioni in base alle tue esigenze
In conclusione, vorremmo presentarvi le nostre soluzioni pensate appositamente per le aziende.
Sistema per la gestione documentale: Infinity DMS
Se la tua esigenza è la dematerializzazione dei flussi documentali, la totale tracciabilità e reperibilità dei documenti e l’accessibilità illimitata: Infinity DMS è quello che ti serve. Si tratta di un software web che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali. Ogni utente avrà a disposizione il proprio virtual workspace, accedendo in maniera autonoma alle informazioni di cui necessita o collaborando in modo semplice e veloce con gli altri utenti.
Sistema di archiviazione in cloud: SharePoint
Se la tua esigenza è un sistema per l’archiviazione dei documenti la soluzione è SharePoint. È una nuova piattaforma per l’acceso condiviso, l’interazione e la collaborazione in team. Velocemente e ovunque, tutti gli utenti abilitati potranno trovare le informazioni necessarie, aumentando la produttività.
Se ti sei incuriosito e vuoi approfondire l’argomento contatta il Team CNR e richiedi una consulenza personale.